Manager à distance: Quelle méthode?
| Managers à distance : comment font-ils ? | ||||||||
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Comment recadrer un collaborateur récalcitrant alors qu'il bosse à 500 km et que l'on est soi-même toujours par monts et par vaux ? Le nomadisme des salariés et de leurs boss implique à la fois de la rigueur et de la réactivité, plus de structure mais aussi plus de souplesse et enfin davantage de contrôle et plus d'autonomie. Nos conseils pour gérer au mieux ces injonctions complexes.
Etablir des règles… souples Certes la distance entre vous et votre équipe impose des règles de fonctionnement précises. « Le manager nomade travaille sur le cadre. A savoir les objectifs, les moyens mis à disposition et les responsabilités. Mais il n'a pas à intervenir au quotidien sur l'intérieur du cadre. Il doit faire confiance à ses équipes… même éloignées », explique Yann Coirault, pilote de l'innovation au sein de CSP Formation. Mais à toute règle des exceptions. Laissez donc de la place pour l'imprévu. Si le « codir » exige des chiffres le 14 du mois et que le reporting est initialement prévu le 16, chacun doit pouvoir réagir au pied levé et fournir lesdites données en temps et en heure. La preuve par l'exemple : directeur des ventes chez Kompass, Charles Lazimi gère en direct une équipe de 5 chefs de vente basés en province. Pour réussir son management à distance, il a fixé un plan de contact au jour près, voir à la minute près. Le lundi matin, il échange par mails avec les chefs des ventes sur la semaine passée et à venir et dans la soirée (entre 17h et 18 h) par téléphone, il les briefe sur l'organisation de la semaine en cours. A partir du mardi matin, leurs échanges se font par SMS. « Il s'agit pour moi de les motiver et d'animer leurs journées en leur faisant remonter des informations », détaille-t-il. Tous les soirs, il reçoit un debrief par mail sur le nombre de rendez-vous menés par agence, les signatures de contrat, les difficultés… Le mercredi soir, le debrief se fait par conf call avec un ordre du jour et chacun peut s'exprimer. Le jeudi, c'est SMS et reporting par mail le soir. « Le vendredi après-midi, j'anime à nouveau un conf call et reçoit un rapport détaillé des actions de chaque vendeur. Cela me permet d'anticiper la semaine suivante », précise-t-il. Etre disponible mais pas à disposition Certes, avec les outils technologiques, tout le monde est potentiellement joignable à tout moment, sauf que l'éloignement ne doit pas vous rendre corvéable à merci et totalement à disposition de vos équipes. Si vous partez par exemple à l'étranger, bookez un maximum de rendez-vous sur place tout en laissant un créneau horaire durant lequel vos collaborateurs savent qu'ils peuvent vous joindre. Fixez donc un plan de contact pour eux et pour vous. C'est également l'occasion de déterminer le mode de communication à privilégier en fonction des jours, des heures et de l'avancée dans le mois. Cela peut être par SMS, mail, téléphone, conf call ou encore réunion. Cela doit être clair pour tout le monde. La preuve par l'exemple : Pour Charles Lazimi, chaque appel, chaque SMS… bref chaque prise de contact avec ses équipes doit être motivée et argumentée. Sinon, c'est du temps perdu pour tout le monde. « Pour éviter tout empiétement sur la vie personnelle, je ne déclenche jamais mon premier appel avant 8h30 le matin et après 19h30 le soir. Ces règles sont valables et respectées par tous », argumente-t-il. Garder le contrôle sans être contrôlant Dans le management à distance, le contrôle et la confiance doivent aller de paire. « Si un collaborateur éloigné est en difficulté, c'est au manager de trouver le moyen de l'épauler afin qu'il trouve lui-même la solution. Pour cela, inutile de l'appeler toutes les 10 minutes pour connaître l'avancement du sujet. Laissez-le vous contacter pour faire un point », insiste Yann Coirault. Pour les recadrages plus importants, il convient de créer un point de rencontre physique pour mettre les choses à plat. La preuve par l'exemple : « Mon rôle est de motiver mes équipes et de les amener à trouver les solutions elles-mêmes. Et pas de contrôler pour contrôler. Le management à distance tire davantage les gens vers le haut car ils doivent faire preuve d'autonomie », apprécie Charles Lazimi. Créer de la proximité Certes, entre vos déplacements pros et ceux de votre équipe, les points de rencontres sont limités. Mais veillez tout de même à entretenir la proximité. Par exemple, en les rencontrant au moins une fois par mois individuellement. Mais aussi de façon plus anodine. « Il faut récréer les petites attentions de la machine à café. Par exemple en passant un coup de fil ou un message à un collaborateur qui rentre de vacances. C'est l'occasion de lui souhaiter un bon retour, de lui dire que vous êtes disponible pour un petit brief.... Bref que vous pensez à lui », conseille Yann Coirault. La preuve par l'exemple : Charles Lazimi, directeur des ventes chez Kompass, rencontre ses 5 chefs des ventes basés en province deux fois par mois. « Lors d'une réunion mensuelle récurrente, d'abord, puis je me déplace une fois toutes les deux semaines en province pour échanger avec eux sur le business mais aussi sur tous les à-côtés », conclut ce dernier. Sylvie Laidet |